งานเก่ายังเคลียร์ไม่เสร็จ งานใหม่ก็มาเพิ่มอีก “เวลา” ต้องบริหารให้ดี!



เคยรู้สึกไหมว่าเวลาก็มีเท่ากันทุกคน แต่ทำไมบางคนซึ่งส่วนใหญ่เป็นคนที่ประสบความสำเร็จ ถึงสามารถจัดการเรื่องราวต่างๆ ได้มากมายในแต่ละวัน พวกเขาใช้กลยุทธ์อะไรในการทำงานปริมาณมากๆ ให้เสร็จภายในเวลาอันน้อยนิด ทั้งๆที่พวกเขาน่าจะมีงานที่สำคัญมากกว่าหนึ่งเรื่องในแต่ละวัน

การจะจัดลำดับ หรือจัดการงานที่เข้ามาในแต่ละวัน ผมมองว่าสิ่งที่สำคัญน่าจะเป็นเรื่องการบริหารเวลา และการจัดการตัวเอง

เครื่องมือสำคัญที่ผู้บริหารทุกคนต้องมีก็คือ หน้าที่ตัดสินใจ ดังนั้นผู้บริหารจึงจำเป็นที่จะต้องจัดการข้อมูลต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ ผมเชื่อว่าในแต่ละวันมีเอกสารต่างๆมากมาย ที่ผู้บริหารทุกคนจะต้องผ่านมือ และผ่านตา และยังมีอีเมลอีกจำนวนไม่น้อยที่ต้องอ่าน ต้องตอบอย่างเร่งด่วน เราจึงจำเป็นต้อง “ทำให้เสร็จ” หรือจะเรียกว่าจำเป็นต้องมีทัศนคติที่เด็ดเดี่ยวอย่าวางมือจนกว่างานจะเสร็จ โดยอาศัยเครื่องมือต่างๆ มาเป็นตัวช่วย อย่างเช่น โทรศัพท์มือถือ พีดี A หรือแล็ปท็อปคอมพิวเตอร์ เราจะได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเหล่านี้เพื่อเพิ่มผลผลิตได้ไม่มากก็น้อย

มีอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารทุกคนต้องมีคือ การมีสมาธิจดจ่อ หรือที่เราเรียกกันว่า โฟกัส เคยมีการศึกษษผู้บริหารระดับสูงของนิตยสารฟอร์จูน 500 ว่าด้วยเรื่องความสามารถในการรักษาความสนใจที่เฉียบคม พวกเขาทั้งหลายมีความสามารถในการรักษาความสนใจที่เฉียบคม พวกเขาทั้งหลายมีความสามารถเหนือใครในการจับจ้องสิ่งที่อยู่ตรงหน้า จนกว่าจะเสร็จเรียบร้อยได้มากกว่าคนทั่วไป ทั้งนี้เพราะบริหารเหล่านั้นได้ฝึกการ “สนใจทีละอย่าง” จนกว่าจะสำเร็จทีละเรื่องคือ เคล้ดลับที่แท้จริงของพวกเขา

ในการทำงานทุกคนล้วนต้องมีงานสำคัญที่ต้องทำทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกไตรมาส และทุกปี ทั้งนยังมีงานที่เข้ามาอย่างปัจจุบันทันด่วน รวมทั้งไอเดียใหม่ๆ ที่ผุดขึ้นมาบนความคิดระหว่างการทำงาน งานสำคัญต่างๆเหล่านี้จึงล้วนต้องถูกบันทึกอยู่ในสมุดบันทึการทำงานของแต่ละคน การพุ่งความสนใจไปยังสิ่งที่ควร จะได้ผลเกินคาด

การมอบหมายงานก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้ จึงจำเป็น้องฝึกคนสร้างคนขึ้นมา เพื่อรับงานไปทำได้ในแต่ระดับความสำคัญ และความเร่งด่วนอย่างเหมาะสม ทั้งยังเป็นการสนับสนุนให้พนักงานในแต่ละระดับมีหน้าที่ความรับผิดชอบสูงขึ้น และยังเป็นการเพิ่มพูนความสามารถในการทำงานของแต่ละคนอีกด้วย

ดังนั้น เครื่องมือสุดท้ายอีกเครืองมือหนึ่งที่ผู้บริหารทุกคนต้องมีก็คือ การจัดการโน้มน้าว หัวใจของการโน้มน้าวคือ การใส่พลังลงไปในการพบปะแต่ละครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการแวะคุยชั่วคราว การสอบถามการสนทนา หรืออะไรก็ตาม การเพิ่มความรู้สึก และการใส่พลังลงไปอีกนิดจะก่อเกิดผลที่ดีเกินคาด การโน้มน้าวที่ดีเกิดจากความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น การเคารพสิทธิซึ่งกันและกัน ผ่านการสื่อสาร รับและส่งข้อมูลระหว่างกัน และต้องอาศัยการเปิดใจให้กว้างยอมรับคำติชมและการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น เพื่อผลลัพธ์ที่ดีกว่า ทั้งยังต้องมีการผลักดันการกระทำที่ผ่านการโน้มน้าวนั้นให้ดำเนินต่อไปจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ โดยอาจต้องมีการอำนวยความสะดวกเมื่อจำเป็น

กลยุทธ์การบริหารเวลา และการจัดการตนเองสู่ความสำเร็จ ที่นำเสนอมาคุยกันนี้ อาจจะทำให้เรามีเวลาเพิ่มขึ้น

และเวลาที่เพิ่มขึ้นอาจจะทำให้เราประสบความสำเร็จได้ระดับทวีคูณ มีใครบ้างไหมไม่อยากมีเวลามากขึ้นในแต่ละวัน

ที่มา : หนังสือ คิดอย่างเสือ โดย สุวรรณชัย โลหะวัฒนกุล